Comment le secrétaire du CSE est-il désigné ? Par qui ? Comment éviter les blocages en cas d’égalité ? De l'élection à l’exercice de ses missions, jusqu’à la fin de ses fonctions, nous vous guidons avec précision !
Sommaire
1 - Le secrétaire CSE : rôle et missions
1.1 - Le rôle du secrétaire au sein du comité
1.2 - Les missions du secrétaire CSE
2 - Désignation du secrétaire : quelles qualités nécessaires ?
2.1 - La désignation du secrétaire CSE
2.2 - Comment (bien) choisir son secrétaire du CSE ?
3 - Moyens et formation du secrétaire CSE
3.1 - Secrétaire CSE : quels moyens pour exercer ses missions ?
3.2 - Formation du secrétaire CSE : obligatoire ou pas ?
4 - Démission du secrétaire CSE
Un secrétaire CSE est désigné dans toute entreprise d’au moins 50 salariés. Cette désignation marque le début d’un rôle essentiel pour le bon fonctionnement du comité.
Le rôle du secrétaire au sein du comité
Le rôle du secrétaire CSE peut être comparé à celui d'un capitaine de navire, car il guide et coordonne les membres du comité pour assurer une navigation fluide et une organisation efficace des travaux.
Les missions du secrétaire CSE sont encadrées par des obligations légales, ce qui rend ce poste particulièrement important et stratégique.
Une des missions clés du secrétaire du CSE est de contribuer à l’élaboration des sujets à aborder lors des réunions. Pourtant, ses responsabilités s’étendent bien au-delà de cette tâche.
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Le secrétaire du CSE est bien plus qu’un simple rédacteur de comptes rendus : il orchestre la vie du comité, en organisant les réunions et en veillant à l’application des décisions prises. |
Les missions du secrétaire CSE
Pour mieux comprendre son rôle, voici un aperçu de ses principales missions, réparties en deux grandes catégories
Tableau 1 - Missions liées à la préparation et à l’organisation des réunions
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Mission |
Description détaillée |
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Préparation de l’ordre du jour |
Le secrétaire élabore l’ordre du jour avec le président du CSE, en intégrant tous les points demandés par les élus. |
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Planification des réunions |
Le nombre de réunions est défini par un accord ou par la loi (mensuel ou bimestriel selon la taille de l’entreprise). |
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Organisation des réunions spécifiques |
Le secrétaire CSE planifie les réunions en y invitant les membres titulaires[1]. Une réunion exceptionnelle est obligatoire après un accident grave. |
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Participation aux réunions |
Le secrétaire assiste aux réunions, veille au bon déroulement des discussions et facilite les échanges. |
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Rédaction des procès-verbaux |
Il est le seul responsable de la rédaction des PV, qui doivent contenir les délibérations et décisions du CSE. |
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Relations avec l’employeur |
Il joue un rôle clé dans les discussions avec l’employeur et la négociation d’accords collectifs. |
Tableau 2 - Missions liées au suivi et à l’application des décisions
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Mission |
Description détaillée |
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Diffusion des procès-verbaux |
Le PV doit être transmis à l’employeur sous 15 jours (ou moins en cas de licenciement économique ou de liquidation). |
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Validation et publication des PV |
Les PV sont adoptés par le CSE et peuvent être affichés, ou publiés sur le site du comité. |
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Gestion administrative du CSE |
Il conserve les archives, tient à jour le registre du personnel et assure la gestion documentaire du comité. |
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Communication interne et externe |
Il veille à la transmission des informations aux élus, aux salariés, à l’employeur et aux instances externes (inspection du travail, médecine du travail, etc.). |
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Mise en œuvre des décisions du CSE |
Il s’assure de l’application des décisions prises, notamment en matière de conditions de travail et de prévention des risques. |
Désignation du secrétaire : quelles qualités nécessaires ?
La désignation du secrétaire CSE marque le début d’un rôle clé au sein du comité. Une fois désigné, une question se pose : doit-il suivre une formation spécifique ?
La désignation du secrétaire CSE
Pour rappel, la désignation du secrétaire du CSE, tout comme celle du trésorier, n’est obligatoire qu’à partir de 50 salariés dans l’entreprise. Si l’entreprise compte moins de 50 salariés, alors un secrétaire peut être désigné à chaque réunion du comité.
Si l’entreprise compte au moins 50 salariés, alors le secrétaire CSE est élu dès la première réunion qui suit les élections CSE.
Le secrétaire du CSE est élu en interne.
Une circulaire indique que l’élection se fait à la majorité des voix exprimées, tandis qu’une jurisprudence prévoit un vote à la majorité des membres présents.
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Pour éviter toute ambiguïté, il est conseillé de préciser les règles de vote dans le règlement intérieur CSE avant la désignation du secrétaire. |
Le règlement prévoit également le mode de désignation du secrétaire (vote à main levée, bulletins secrets).
Seules les personnes élues comme membres titulaires du CSE peuvent être désignées secrétaire.
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Les représentants syndicaux, les suppléants et l’employeur ne peuvent pas être élues secrétaire du CSE. |
Si deux candidats obtiennent le même nombre de votes, c’est le plus âgé qui est désigné.
Cependant, le règlement intérieur du CSE peut prévoir une autre règle pour départager les candidats, comme :
- Celui ayant le plus d’ancienneté dans l’entreprise.
- Celui ayant obtenu le plus de voix lors des élections professionnelles.
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Bien que la loi n'interdise pas qu'un même membre du CSE soit à la fois secrétaire et trésorier, les séparer permet de mieux répartir les tâches et d’assurer une gestion plus efficace et équilibrée. En effet, chaque rôle comporte des responsabilités importantes et une charge de travail considérable |
Comment (bien) choisir son secrétaire du CSE ?
Une fois les règles de désignation établies, le choix du secrétaire repose aussi sur ses compétences. Certaines aptitudes sont essentielles pour exercer ce rôle efficacement, et les membres du comité peuvent en tenir compte lors de l’élection afin de désigner la personne la plus qualifiée.
Voici les principales aptitudes requises pour être secrétaire du CSE :
Organisation et rigueur
- Un bon secrétaire CSE doit être organisé et méthodique. Il est chargé de préparer les réunions, d’établir l’ordre du jour, de rédiger les procès-verbaux et d’assurer le suivi des décisions. Il doit aussi
respecter les délais légaux et
veiller à une bonne gestion administrative du comité.
Esprit de synthèse et clarté rédactionnelle
- La rédaction des procès-verbaux et comptes
rendus demande une excellente capacité
de synthèse. Le secrétaire doit retranscrire avec précision et impartialité les échanges et décisions du CSE, en
utilisant un langage clair et accessible.
- Intermédiaire entre les élus, l’employeur et les salariés, le secrétaire doit avoir un bon relationnel et savoir transmettre
les informations de façon transparente
et compréhensible. Il est également garant de la diffusion des comptes rendus auprès des parties prenantes.
Discrétion et neutralité
- Certains sujets traités en réunion peuvent
être sensibles. Le secrétaire doit
faire preuve de discrétion et
respecter la confidentialité des
échanges, tout en restant neutre et
objectif dans ses comptes rendus et ses décisions.
- Le secrétaire du CSE doit être réactif face aux imprévus et capable de
s’adapter aux évolutions légales et
aux demandes des membres. Il doit gérer plusieurs
tâches en parallèle et assurer un suivi
efficace des actions du comité.
- Bien que non hiérarchique, son rôle implique une certaine capacité à fédérer et à coordonner les actions du CSE. Il doit savoir travailler en équipe, faciliter la prise de décision et veiller à une bonne collaboration entre les membres.
Secrétaire CSE : quels moyens pour exercer ses missions ?
Le tableau ci-dessous présente les principaux moyens mis à disposition du secrétaire du CSE pour lui permettre d'accomplir ses missions dans les meilleures conditions.
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Moyens mis à disposition |
Description |
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Statut de salarié protégé |
Protection contre le licenciement (avec validation de l’inspection du travail en cas de licenciement pour cause réelle et sérieuse) |
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Liberté de déplacement et accès aux salariés |
Déplacements libres sans demande préalable, tant que cela n'entrave pas la bonne marche de l'entreprise |
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Droit d'alerte |
5 dispositifs : atteinte aux droits des personnes, danger imminent, risque grave pour la santé publique/environnement, alerte économique, alerte sociale |
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Local aménagé |
Local chauffé, nettoyé, avec matériel récent, sécurisé par coffre ou armoire fermée à clé |
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Panneau d'affichage |
Espace pour afficher le règlement intérieur et les communications, visible des salariés et à côté de l’espace de la direction |
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Heures de délégation |
Heures de délégation avec possibilité de mutualisation et d'annualisation (12 mois glissants), report limité à 1,5 fois le quota mensuel. Certaines réunions payées en temps de travail |
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Formation de secrétaire CSE |
Formation financée par le budget de fonctionnement pour maîtriser les missions et compléter les formations obligatoires liées à la santé, sécurité et conditions de travail |
Formation du secrétaire CSE : obligatoire ou pas ?
La formation de secrétaire du CSE fait partie des formations sur des rôles spécifiques du comité et n’est donc pas obligatoire.
Elle assure la compréhension de la fonction de secrétaire au sein du comité, en assurant une organisation administrative fluide et une communication efficace.
Cette formation permet aux participants de maîtriser les missions et responsabilités du poste, telles que la gestion des procès-verbaux, des convocations et du suivi des actions.
Elle offre également une vue d'ensemble des outils nécessaires pour optimiser le travail administratif, et gérer les réunions et la communication interne, garantissant ainsi un mandat efficace.
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C’est le CSE qui paie la formation de secrétaire du comité, via son budget de fonctionnement. En inter entreprise[1], le prix par personne de la formation de secrétaire est généralement d’environ 1000 € par jour. |
Une formation en visio-conférence coûte généralement un peu moins cher.
En général, la formation de secrétaire CSE s’étend sur une journée (environ 7-8 heures de formation).
Bien que le contenu et la pédagogie associés à une formation varient d’un organisme de formation à l’autre, certains principes sont généralement respectés afin d’assurer une formation complète.
À titre d'exemple, voici un programme type pour la formation de secrétaire CSE, qui illustre les principaux domaines abordés tout au long du parcours.
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Programme type de la formation de secrétaire CSE
2ème Partie : Maîtriser les missions et outils du secrétaire
3ème Partie : Préparer et animer efficacement les réunions du CSE
4ème Partie : Communication et interactions du secrétaire
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Pour bien choisir votre formation de secrétaire du CSE, vérifiez que l’organisme qui la dispense possède la certification Qualiopi.
Démission du secrétaire CSE
La démission du secrétaire du CSE est possible, mais la loi ne précise pas de procédure exacte pour cette situation.
L’absence de cadre législatif spécifique laisse aux membres du CSE la possibilité de se référer à leur règlement intérieur, qui est un document établi par le comité lui-même.
Le règlement peut inclure une procédure à suivre en cas de démission d'un de ses membres, y compris du secrétaire.
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Il est donc vivement conseillé de prévoir le remplacement du secrétaire dans le règlement intérieur du comité - ceci en cas d’absence comme de démission de ce dernier. |
Si le règlement intérieur ne prévoit rien, le secrétaire peut démissionner de deux façons principales :
- Lors d'une réunion du CSE 👉 Le secrétaire annonce sa démission en présence des autres membres lors d'une réunion officielle du CSE.
- Par courrier à l'employeur 👉 Il peut également envoyer un courrier écrit à l’employeur pour lui notifier sa décision de démissionner. Dans ce cas, pensez à transmettre une copie du courrier aux autres membres du CSE.
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