La réunion plénière du CSE (mensuelle ou bimestrielle) est un moment clé de la vie du CSE. Comment préparer cette réunion ? Qui rédige l’ordre du jour ? comment adopter le procès-verbal sans prendre trop de temps en début de réunion ? Règles et solutions pratiques.
Sommaire
1. Votre réunion plénière du CSE dans les entreprises de 11 à 49 salariés
2. Votre réunion plénière dans les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus
4. Déroulement de la réunion du CSE
5. Droits de vote au sein du CSE
6. Les obligations de confidentialité des membres élus du CSE
7. Le procès-verbal de la réunion plénière de votre CSE
8. Un accord d’entreprise peut modifier certaines règles de la réunion du CSE
Une réunion de quelque organisation qui soit est plénière quand tous ses membres sont convoqués selon les formes prévues par la loi ou ses statuts. Le CSE est convoqué par l’employeur pour tenir ses réunions plénières. L’employeur est obligé de convoquer le CSE.
1. Votre réunion plénière du CSE dans les entreprises de 11 salariés à 49 salariés
Dans les entreprises de 11 à 49 salariés, l’employeur convoque le CSE chaque mois. Il n’y a pas à proprement parlé d’ordre du jour. Deux jours ouvrables avant la réunion, vous transmettez à votre employeur les réclamations individuelles ou collectives du personnel et vos propres demandes concernant la Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT).
Il n’y a pas de procès-verbal des réunions de CSE dans les entreprises de 11 à 49 salariés. La réunion vous permet d’expliciter les sujets que vous avez transmis à votre employeur, celui-ci discute mais n’est pas obligé de donner une réponse définitive au cours de la réunion. Votre employeur a 6 jours ouvrables pour répondre par écrit à vos questions, demandes et réclamations transmises par écrit avant la réunion.
2. Votre réunion plénière dans les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus
Votre employeur convoque les réunions plénières selon le rythme prévu par la loi, éventuellement modifié par un accord d’entreprise.
Seuls sont convoqués les titulaires pour assister à la réunion. Les suppléants reçoivent l’ordre du jour et sont informés du lieu, de la date et de l’horaire de la réunion plénière. Ils sont susceptibles de remplacer chaque titulaire absent.
Bon à savoir :
Le remplacement d’un titulaire par un suppléant est effectué selon les règles suivantes :
- Un titulaire absent pour une cause quelconque est remplacé par un suppléant élu sur la même liste et du même collège
- A défaut d’un suppléant disponible du même collège, le titulaire absent est remplacé par un suppléant de la même liste d’un autre collège
- A défaut de suppléant de la même liste et d’un autre collège, le titulaire absent est remplacé par un non élu de la même liste, celui suivant dans la liste le dernier élu de la liste
- A défaut de non élu de la même liste disponible ou existant, le titulaire absent est remplacé par un suppléant d’une autre liste du même collège, celui ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
L’employeur est assisté de trois personnes au maximum, vous pouvez accepter en sus toute personne utile pour assister le président en fonction de l’ordre du jour.
Si votre CSE a mandaté un expert pour lui remettre un rapport, cet expert est invité de droit à la réunion où son rapport est mis à l’ordre du jour.
A défaut d’accord, la loi prévoit que les CSE d’entreprises ou d’établissements de 50 à 299 salariés sont convoqués tous les deux mois. Convocation bimestrielle.
A défaut d’accord, la loi prévoit que les CSE d’entreprises ou d’établissements de 300 salariés et plus sont convoqués tous les mois. Convocation mensuelle.
Un accord d’entreprise ou d’établissement peut prévoir un nombre de réunions annuelles inférieur mais avec une fréquence minimum de 6 fois par an. Cet accord est signé entre les syndicats de l’entreprise et l’employeur.
En l’absence de syndicat dans l’entreprise, cet accord peut être signé par le l’employeur et votre CSE qui adopte cet accord à la majorité de ses membres.
Cet accord peut décider, par exemple, de ne pas tenir une réunion au mois d’août, compte tenu du nombre d’absents pour congés parmi le personnel et notamment parmi les élus.
L’employeur peut convoquer votre CSE chaque fois qu’il l’estime nécessaire.
La majorité des membres du CSE peut imposer une réunion supplémentaire. Pour un CSE qui a 6 réunions par an, cette réunion supplémentaire se tient le mois où aucune réunion n’est habituellement prévue. Pour un CSE qui a 12 réunions par an, cette réunion supplémentaire se tient pendant un mois où il y aura donc deux réunions. Le CSE ne peut pas imposer deux réunions supplémentaires entre deux réunions habituelles.
Dans les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus, il y a un ordre du jour et un procès-verbal.
3. L’ordre du jour
L’ordre du jour est arrêté par le secrétaire de votre CSE et l’employeur ou son représentant mandaté par écrit.
En cas de désaccord sur l’ordre du jour entre votre secrétaire et l’employeur : l’un des deux peut imposer que soit mis à l’ordre du jour tout sujet qui relève d’une consultation obligatoire selon la loi, un décret, une convention collective, un accord de branche ou d’entreprise.
Exemple : l’employeur envisage une restructuration accompagnée d’un plan de sauvegarde de l’emploi, votre secrétaire ne peut pas s’opposer à ce que ce sujet soit mis à l’ordre du jour.
Autre exemple : votre secrétaire demande que soit mis à l’ordre du jour la consultation obligatoire sur le bilan du plan de formation continue de l’année précédente, l’employeur ne peut pas s’opposer à ce que ce sujet soit mis à l’ordre du jour.
Le CSE est une personne morale et une structure collective qui prend ses décisions en réunion plénière et portées au procès-verbal. Le CSE gère ses budgets et les activités sociales et culturelles, l’employeur ne peut pas s’opposer à ce soit mis à l’ordre du jour toute question de fonctionnement interne ou de gestion relevant du pouvoir CSE.
Il y a au moins 4 réunions par an qui portent sur les questions de santé, sécurité et des conditions de travail.
A cette occasion sont invités :
- Le médecin du travail,
- Le responsable sécurité, santé, conditions de travail de l’entreprise,
- L’inspecteur du travail,
- L’ingénieur de la CARACT chargé de la prévention des risques professionnels.
Quand une réunion supplémentaire est imposée par la majorité des membres du CSE, l’ordre du jour est fixé par les élus qui la demandent.
Exemple : si la majorité des membres du CSE souhaite changer le secrétaire du CSE, ni l’employeur ni le secrétaire ne pourront s’opposer à l’ordre du jour de cette réunion extraordinaire, puisque son ordre du jour est fixé par les demandeurs.
Autre exemple : Cela permet donc aussi de mettre à l’ordre du jour d’une réunion plénière tout sujet que l’employeur refuse à votre secrétaire et qui ne rentre pas dans les sujets qu’aucun des deux ne peut refuser.
Beaucoup de CSE ont pour habitude d’ajouter à l’ordre du jour des « questions diverses », sans préciser quel en sera le contenu. Des échanges peuvent avoir lieu à ce moment de la réunion, mais le procès-verbal n’a pas à en restituer le contenu et aucune décision ne peut être prise, aucune position du CSE ne peut devenir officielle, puisque le sujet n’a pas été mis à l’ordre du jour de façon explicite.
L’ordre du jour est transmis à tous les membres élus du CSE et aux représentants syndicaux au CSE (s’il y en a) par l’employeur trois jours au moins avant la réunion plénière.
4. Déroulement de la réunion du CSE
L’employeur est, de droit, président de votre CSE.
Ce titre ne lui donne que très peu de pouvoirs au sein du CSE. Dans l’ordonnance du 22 février 1945 qui créa les CE, la décision de donner le titre de président à l’employeur était justifiée dans l’exposé des motifs de l’ordonnance en ces termes : « cette coopération nécessaire entre la direction et les représentants du personnel apparait dans le fait que le chef d’entreprise préside les réunions du comité d’entreprise ». L’employeur n’est pas le chef du CSE, il en est le président. Cela lui permet de présider la séance et de connaitre les comptes détaillés du CSE.
L’employeur peut mandater une autre personne pour présider votre CSE.
Ce mandat est écrit et doit être présenté aux membres élus de votre CSE. Il est fréquent que ce soit le DG ou le DRH qui assure ainsi la présidence du CSE. Ce mandat n’exonère pas le mandaté de répondre comme si c’était l’employeur qui parlait. Il ne peut pas se contenter d’un « je prends note et je transmets au patron » pour répondre aux interpellations des élus. Il doit assumer pleinement le rôle de président. A défaut il s’agit d’un délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE.
Le président ouvre la séance et traite les sujets dans l’ordre prévu par l’ordre du jour. Il donne la parole à ceux qui la demandent.
Avant le CSE, il y avait une réunion des DP d’un côté, du CE d’un autre, et encore du CHSCT par ailleurs. Le CSE a des réunions beaucoup plus longues puisqu’il est ces trois ex-IRP à la fois. Le temps de parole devient un enjeu très important.
Il est nécessaire que le règlement intérieur précise les conditions de prise de parole des uns et des autres.
A l’assemblée nationale le temps de parole est organisé par la Conférence des présidents. Un député non inscrit dispose du quart du temps dont peut disposer le membre d’un groupe parlementaire pour intervenir sur les textes en débat.
Dans un CSE de 300 salariés et plus, il y a, en général, une majorité, une minorité et des représentants syndicaux qui n’ayant pas le droit de vote ont néanmoins le droit de prendre la parole. Il est normal que le règlement intérieur définisse des règles de temps de parole.
Exemple : il peut y avoir un représentant syndical d’une organisation syndicale qui a obtenu 10 % des suffrages exprimés au premier tour, mais qui n’a pas eu assez de voix pour obtenir un élu. Il est normal de donner plus de temps de parole à des membres élus du CSE qui auront à voter pour adopter une résolution ensuite. On a pu remarquer fréquemment que plus des personnes présentes aux réunions de CSE sont minoritaires, plus ils envahissent le temps de parole.
Cette suggestion de définir des règles de temps de parole concerne aussi les assistants du président qui ont droit de parole, mais pas de droit de vote. Ils ne doivent pas envahir le temps de parole, sauf si les membres élus du CSE les sollicitent compte tenu de leur compétence ou de leur expérience sur le sujet en cours.
Le président ou des élus peuvent demander une interruption de séance pour se concerter, rédiger ou amender un projet de résolution ou permettre à chacun de faire une pause.
La majorité des membres du CSE, en accord avec l’employeur, peuvent décider de reporte des points de l’ordre du jour à une réunion complémentaire ou à la prochaine réunion plénière.
5. Droits de vote au sein du CSE
Seuls ont le droit de vote les élus titulaires du CSE ou bien les suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire absent. Les représentants syndicaux et les assistants du président n’ont pas le droit de vote.
Le président du CSE a comme seul droit de votre :
- L’élection du secrétaire et du trésorier,
- L’adoption du procès-verbal (à notre avis)
- L’adoption du règlement intérieur (à notre avis).
Le président n’a aucun autre droit de vote.
6. Les obligations de confidentialite des membres élus du CSE
Les membres élus du CSE sont tenus à une obligation de confidentialité pour les sujets présentés comme tels par l’employeur au cours de la réunion.
Cette demande de confidentialité doit bien sûr être de bonne foi et justifiée.
Par exemple, si une consultation concerne un projet de l’entreprise qu’il est nécessaire de cacher aux concurrents, il est normal que cela soit confidentiel. Néanmoins il faudra le consigner dans un PV non diffusable mais qui apportera la preuve que l’employeur a bien consulté le CSE sur le sujet. Le PV diffusable n’en fera pas état.
7. Le procès verbal de la réunion plénière de votre CSE
Le PV rédigé à l’issue de la réunion plénière du CSE est le seul document qui apporte la preuve :
- Que l’employeur a bien informé et consulté le CSE comme la loi l’y oblige,
- Que le CSE a adopté une résolution pour donner son avis dans le cadre d’une consultation. La résolution adoptée et les éventuelles résolutions minoritaires sont portées intégralement au procès-verbal,
- Que le CSE a pris telle ou telle décision dans le cadre de la gestion de ses budgets et des ASC. Aucune décision ne peut être prise en dehors des réunions plénières. Le président n’a aucun pouvoir en la matière, le secrétaire n’a comme seul pouvoir celui de fixer l’ordre du jour avec l’employeur puis de rédiger le procès-verbal qui fera l’objet d’un vote à la réunion plénière suivante.
Pour réaliser ce procès-verbal, votre CSE a le pouvoir :
- D’enregistrer la réunion plénière. Cette décision d’enregistrer est mise à l’ordre du jour de la réunion précédente, adoptée par un vote des membres élus ou prévu par le règlement intérieur du CSE. L’employeur a aussi le droit d’enregistrer les réunions du CSE ou de confier la prise de notes à un prestataire extérieur. Si c’est l’employeur qui décide de l’enregistrement ou de la prise de notes par un prestataire, il en assurer le financement. Si c’est le CSE qui en décide, le financement est pris sur le budget de fonctionnement du CSE.
- De prendre un prestataire extérieur à l’entreprise chargé soit de synthétiser l’enregistrement ou d’en reproduite l’intégralité, soit de participer à la réunion d’y prendre des notes puis d’en restituer la synthèse. C’est le secrétaire qui valide cette rédaction avant de la soumettre au vote.
Le secrétaire du CSE a 15 jours pour proposer sa rédaction du procès-verbal au président et aux membres élus du CSE. Chacun peut proposer des modifications à ce projet de procès-verbal, le secrétaire n’étant pas obligé de les accepter.
Au cours de la réunion suivante, le procès-verbal est adopté par un vote.
Le premier point à l’ordre du jour d’une réunion plénière de CSE commence par l’adoption du PV de la réunion précédente.
De trop nombreuses réunions commencent par des débats sans fin sur le contenu du procès-verbal, souvent portés par les élus minoritaires du CSE.
Nous suggérons de procéder de la manière suivante pour éviter que ces débats soient chronophages :
- Le secrétaire transmet son projet de PV à tous les élus en même temps qu’à l’employeur 15 jours après la réunion,
- Il demande à chaque lecteur de lui remettre leurs éventuelles rédactions alternatives au plus tard six jours avant la réunion suivante. Il modifie éventuellement son projet de PV et le transmet avec l’ordre du jour fourni par l’employeur trois jours avant la séance suivante. Il accompagne son projet de PV des propositions de rédaction qu’il a refusées,
- Au début de la réunion, le secrétaire soumet au vote les rédactions alternatives qu’il a refusées puis le CSE procède au vote sur la rédaction finale du PV.
8. Un accord d'entreprise peut modifier certaines règles de la réunion du CSE
Un accord d’entreprise avec les syndicats ou avec le CSE en l’absence de syndicat dans l’entreprise peut modifier :
- Le délai de transmission de l’ordre du jour aux membres du CSE. Il ne peut pas être raccourci (3 jours) mais il peut être allongé,
- Le délai de transmission par le secrétaire du projet de PV à l’employeur et aux autres membres du CSE peut être raccourci ou allongé.
9. Synthèse
La réunion plénière, convoquée par l’employeur chaque mois ou tous les deux mois selon l’effectif salarié, est le seul lieu où votre CSE assume pleinement sa nature de personne morale. L’ordre du jour est arrêté par le secrétaire et le président, transmis 3 jours avant aux membres. Le procès-verbal est la preuve des décisions de gestion de votre CSE, d’une part et que l’employeur a respecté ses obligations en matière d’information et de consultation des élus, d’autre part.
