1. Entretien préalable à sanction disciplinaire
Tout fait répréhensible dans le comportement d’un salarié ne peut faire l’objet d’une sanction si cette sanction est infligée plus de deux mois après le moment où l’employeur a eu connaissance des faits répréhensibles. Autrement dit, pour toute sanction d’un salarié dans le cadre du travail, la prescription est de deux mois.
Quand votre employeur n’envisage pas de vous licencier, mais seulement de vous infliger une sanction, il n’est pas obligé de vous convoquer à un entretien préalable, sauf :
- Si le règlement intérieur de l’entreprise le prévoit ;
- Ou bien si une procédure pénale est engagée dans le même temps et pour le même motif.
Une sanction ne peut être uniquement signifiée verbalement. Toute sanction doit faire l’objet d’un écrit : courriel ou courrier. Il n’est pas obligatoire de le faire parvenir au salarié avec un accusé de réception (ou remis en mains propres), mais l’employeur qui veut plus tard apporter la preuve de cette sanction a intérêt à le faire.
Le courrier de convocation à cet entretien préalable doit rappeler au salarié convoqué qu’il peut être accompagné d’une personne membre de l’entreprise.
2. Entretien préalable à licenciement
Lorsque qu’un employeur envisage le licenciement d’un salarié, il doit obligatoirement faire précéder une telle sanction d’un entretien préalable. Le risque que l’entretien préalable débouche sur un licenciement, quel qu’en soit le motif (disciplinaire ou économique) doit être clairement énoncé dans le courrier de convocation à l’entretien préalable. Ce courrier n’expose pas les motifs de la sanction envisagée. L’entretien préalable servant à exposer les motifs de la sanction et à permettre au salarié convoqué d’en discuter, le courrier de convocation ne peut pas annoncer que le licenciement est déjà décidé.
3. Assistance d'un salarié au cours d'un entretien préalable
Le courrier de convocation à un entretien préalable à licenciement doit rappeler que le salarié peut être accompagné d’une personne membre de l’entreprise. Dans une entreprise où n’existe pas de CSE, le salarié convoqué à un entretien préalable à licenciement peut être assisté d’un « conseillé du salarié ». Les conseillers du salarié sont enregistrés sur une liste dressée par le Préfet. La lettre de convocation doit indiquer les adresses du département où cette liste peut être consultée (mairie ou inspection du travail). S’il existe un CSE dans l’entreprise, le conseillé du salarié ne peut pas intervenir.
Le salarié peut choisir d’être accompagné d’un membre du CSE ou d’un délégué syndical au cours de l’entretien préalable, ou bien de tout autre salarié de l’entreprise.
Rôle de l’assistant du salarié convoqué.
Le salarié (membre du CSE, délégué syndical ou simple membre du personnel) qui assiste le salarié au cours de l’entretien a un seul rôle nécessaire : il est le témoin des griefs et motifs de l’éventuel licenciement envisagé.
Rien n’empêche l’assistant du salarié convoqué de « défendre » ce salarié qui risque un licenciement. Mais il n’en n’est pas obligé. L’assistant peut donc se taire au cours de l’entretien préalable. Il doit prendre en note les griefs et les motifs du licenciement envisagé.
Si le salarié convoqué lui en fait la demande, cet assistant rédigera une synthèse de l’entretien en énonçant et listant les motifs du licenciement envisagé. Cette décision est parfois prise collectivement au début de l’entretien et l’assistant remettra sa synthèse au salarié convoqué et à l’employeur.
Dans la lettre annonçant le licenciement, l’employeur ne pourra pas exposer de grief ou de motif autre que ceux énoncés au cours de l’entretien. La synthèse de l’assistant du salarié convoqué en fait preuve devant les tribunaux.
A l’issue de l’entretien, l’employeur ne peut pas annoncer sa décision. Il doit attendre deux jours ouvrables au minimum pour annoncer par écrit sa décision de licencier. Cette décision doit parvenir au salarié concerné au plus tard un mois après l’entretien. Par exemple : si l’entretien s’est déroulé le 30 mars, l’employeur a jusqu’au 30 avril à minuit pour faire connaitre le licenciement. Si l’entretien s’est déroulé le 30 janvier, sa décision doit être connue le 28 février au plus tard.
Ce courrier doit exposer clairement les motifs du licenciement et être parvenu au salarié licencié par lettre avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres.
4. Synthèse
Tout salarié convoqué pour un entretien préalable à licenciement a le doit d’être accompagné par un salarié de son entreprise ou, quand il n’y a pas de CSE dans l’entreprise, par un « conseillé du salarié » enregistré sur une liste dressée par le Préfet.
Le rôle de l’assistant est d’être témoin des griefs et motifs du licenciement envisagé. Il n’a pas l’obligation d’intervenir dans les débats.
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