Trajet domicile-travail : droits et obligations des employeurs

  
Sommaire

• Quelle prise en charge des frais de trajet travail-domicile pour les employés ?
• Le rôle central du CSE dans la négociation des frais de transport
• URSSAF : la prise en compte des frais de transport
• Temps de trajet : cela équivaut-il à des heures supplémentaires ?
• Déplacements professionnels : contreparties et accords collectifs
• Impôts et remboursements du trajet domicile/travail : ce qu'il faut savoir
• Les tendances 2023 pour les trajets domicile-travail
• A retenir

Quelle prise en charge des frais de trajet travail-domicile pour les employés ?

Selon la législation en vigueur et les accords collectifs, les travailleurs peuvent avoir droit à des remboursements pour les frais de déplacement qu’ils engagent entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette prise en charge a pour but d’alléger le poids financier lié à leurs trajets. 

Le rôle central du CSE dans la négociation des frais de transport

Lorsqu’il s’agit de négocier la prise en charge des frais de transport domicile-travail, le Comité Social Économique (CSE) se présente comme un acteur essentiel du dialogue entre les employés et leur employeur. En effet, en tant qu’organe représentatif du personnel, le CSE est en bonne place pour défendre les intérêts des salariés et faciliter des accords bénéfiques pour les deux parties.

L’identification des besoins des employés

Comme il agit en étroite collaboration avec les employés, le CSE joue un rôle prépondérant dans l’identification de leurs besoins. Il recueille les retours des collaborateurs en matière de trajet domicile-travail. Il prête également une oreille attentive aux contraintes et aux suggestions de chacun, pour présenter ensuite des demandes de prise en charge des frais qui reflètent la réalité vécue par le personnel.

La défense des droits légaux et des intérêts des employés

Le CSE s’appuie sur les droits légaux des employés en matière de frais de transport. Mais il va également plus loin puisqu’il défend activement les intérêts des collaborateurs. Ces actions recensent par exemple des revendications pour des indemnités plus généreuses, des avantages spécifiques en fonction du mode de transport ou encore des incitations au télétravail.

Un vrai suivi

Après la conclusion des négociations, le CSE assure le suivi de la mise en place des accords, il peut proposer des ajustements lorsque cela est nécessaire. Cette étape garantit que les arrangements convenus répondent effectivement aux besoins des employés.

Urssaf : la prise en compte des frais de transport

L’URSSAF envisage deux cas spécifiques de prise en charge des frais de transport.

La première situation concerne la prise en charge des frais d’abonnement aux transports communs ou de services publics de mise à disposition de vélos par l’employeur.

La deuxième situation concerne tous les cas dans lesquels l’employeur paye la totalité ou une partie des dépenses de carburant faites par ses salariés pour effectuer le trajet domicile–travail.

L’organisme précise que cette éventualité est optionnelle, et qu’elle doit répondre à certaines exigences pour que les frais engagés soient considérés comme des frais professionnels.

Le remboursement des frais de transport public 

Lorsque les salariés d’une entreprise empruntent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail, l’employeur doit leur rembourser toute ou partie des frais qu’ils engagent. Cela est valable pour les transports suivants :

• Métro ;
• Train ;
• Tramway ;
• Bus ;
• Location de vélo.

Bon à savoir :

Les salariés ne peuvent pas se prévaloir du remboursement des titres de transport achetés à l’unité. Pour être remboursés par leur employeur, ils doivent posséder une carte d’abonnement annuelle, mensuelle ou encore hebdomadaire.

L’employeur rembourse 50 % du tarif de deuxième classe calculé sur la base du trajet le plus court.

Exemple : un salarié est embauché en CDI (35 heures par semaine) a souscrit à un abonnement navigo mensuel de 86,40 €, le remboursement navigo par l’employeur est de 43,20 €. Ceci est applicable également pour un salarié en CDD.

Bon à savoir :

Que se passe-t-il lorsque le salarié est absent ? Cette prise en charge reste effective à hauteur de 50 % même pour les jours d’absence. Une seule condition est requise : que l’utilisateur se soit servi de son titre de transport au minimum une fois au cours du mois.

L’employeur effectue le remboursement tous les mois et au plus tard à la fin du mois qui suit l’achat de l’abonnement. Pour percevoir ce remboursement, le collaborateur doit être en mesure de fournir un justificatif.

Les collaborateurs peuvent également présenter une attestation sur l’honneur s’ils sont abonnés à un service de location de vélo et qu’ils n’ont pas de document mentionnant leur identité.

Les salariés voient le montant des remboursements de leur titre d’abonnement sur leur fiche de salaire.

Remboursement des frais de transport pour le secteur privé 

Si le remboursement des frais de transport personnel est optionnel dans le secteur privé, l’employeur peut rembourser la totalité ou une partie des frais engagés par ses collaborateurs pour venir sur leur lieu de travail avec leur propre véhicule.

Ces remboursements doivent se faire dans le cadre du forfait mobilités durables.

Forfait mobilité durable : encourager les déplacements responsables

Le forfait mobilité durable constitue une incitation financière accordée par l’employeur dans le secteur privé. Il promeut des déplacements plus responsables de la part des collaborateurs. Cette initiative vise à encourager l’utilisation de moyens de transport respectueux de l’environnement et à réduire l’impact écologique des trajets domicile–travail.

Dans le cadre de ce forfait, l’employeur a la possibilité de rembourser en partie ou en totalité les frais engagés par ses salariés pour se rendre sur leur lieu de travail avec leur propre véhicule. Cependant, notez que ce remboursement est conditionné à l’adoption de pratique de mobilité durable : utilisation de véhicules électriques, covoiturage, vélo ou encore trajets effectués en transport en commun.

Bon à savoir :

Le forfait mobilité durable bénéficie d’une exonération de charges sociales et fiscales, dans la limite d’un plafond spécifique.

Par ailleurs, le forfait mobilité durable peut être instauré de manière facultative par l’employeur. Ce dispositif est donc relativement flexible dans sa mise en œuvre, ce qui lui permet d’être ajusté en fonction des spécificités de l’entreprise et des besoins de ses collaborateurs.

Enfin, pour assurer une mise en place réussie du forfait mobilité durable au sein de l’entreprise, il est recommandé à l’employeur d’informer clairement les salariés sur les modalités d’application, les critères d’éligibilité et les avantages associés.

Pour les membres du CSE, cette initiative peut également s’inscrire dans le cadre des négociations collectives sur les conditions de travail et les avantages sociaux. La mise en place du forfait mobilité durable peut être discuté lors des consultations régulières du CSE, offrant ainsi une opportunité d’engager un dialogue constructif entre l’employeur et les représentants des salariés sur les enjeux liés à la mobilité et à l’écologie au sein de l’entreprise.

Quel rôle pour le CSE ? 

Le CSE peut veiller à ce que cet avantage financier soit bien connu et compris de l’employeur et des salariés. Par exemple, il peut informer les salariés sur leurs droits et l’employeur sur ses obligations. Il peut également s’assurer que le remboursement est traité dans les temps et apparaît bien sur la fiche de salaire. Nous pourrions dire que le rôle du CSE est de s’assurer que le cadre légal est bien respecté.

Temps de trajet : cela équivaut-t-il à des heures supplémentaires ?

Il est important de bien comprendre les droits, les règles, les lois et les obligations des employeurs en matière de transport domicile / travail et d’heures supplémentaires.

Le temps de trajet entre le domicile du collaborateur et son lieu de travail n’est pas considéré comme des heures supplémentaires. Ainsi, l’employeur n’est pas obligé de verser à ses employés une compensation salariale. Seul est exigé le remboursement partiel des frais de transport domicile–travail.

Lire aussi : Votre CSE peut négocier et signer des accords d'entreprise

Déplacements professionnels : contreparties et accords collectifs 

Lorsque les collaborateurs sont amenés à effectuer des déplacements dans le cadre de leur travail, il n’est pas rare que la durée du trajet domicile/lieu de travail soit plus importante que le temps de trajet habituel. Dans ces cas-là, l’employeur doit garantir à ses salariés une contrepartie financière ou des repos supplémentaires.

Les différentes formes de cette contrepartie 

C’est une convention collective ou un accord collectif d’entreprise qui détermine la forme que peut prendre cette contrepartie. Celle-ci résulte directement des négociations menées entre les représentants syndicaux et les employeurs.

En cas d’absence de convention ou d’accords : le rôle du CSE

Lorsqu’une entreprise ne dispose ni de conventions ni d’accords, l’employeur a le droit de déterminer la nature de la contrepartie. Il doit cependant au préalable consulter le CSE afin de prendre la meilleure décision pour ses équipiers.

 
Impôts et remboursement du trajet domicile/travail : ce qu’il faut savoir

La question des impôts est cruciale tant pour les employeurs que pour les salariés.

Les avantages fiscaux pour les salariés  

Les remboursements du trajet domicile/travail bénéficient d’une exonération d’impôt sur le revenu pour les salariés. Il s’agit donc d’un avantage financier direct.

Les responsabilités de l’employeur 

Celui-ci joue un rôle crucial en garantissant la conformité avec la réglementation fiscale et en mettant en place des politiques de remboursement transparente. Il s’assure aussi de fournir à ses salariés toute la documentation nécessaire.

Le suivi des évolutions législatives 

La législation fiscale évolue. Les employeurs doivent donc rester informés des dernières modifications, afin d’ajuster périodiquement ce qui doit l’être dans leur politique de remboursement.

Le CSE peut notamment jouer un rôle proactif et proposer des améliorations aux politiques de remboursement. Il peut par exemple s’assurer qu’elles sont équitables et conformes aux intérêts des salariés. Il contribue aussi à adapter ces politiques en fonction des besoins changeants des salariés. En clair, le CSE est le garant des droits de chacun, du respect des règles, des lois et des obligations des employeurs.

 
Les tendances 2023 pour les trajets domicile-travail

29% des salariés pensent que la mobilité liée aux déplacements entre le domicile et leur lieu de travail a des effets négatifs sur leur qualité de vie et leurs conditions de travail. Pour plus de 7 salariés sur 10, leur choix professionnel dépend de leur facilité d’accès à des modes de transport.

56 % des salariés se voient proposer une solution de mobilité par leur employeur. Dans 26 % des cas, il s’agit d’un remboursement des titres de transport. Dans 23 % des cas, cela se traduit par l’incitation au covoiturage.