Rentrée scolaire : le CSE peut agir pour aider le pouvoir d'achat des salariés !

Rentrée scolaire et CSE : comment mettre en place des aides financières pour vos salariés ?

1. À quoi servent les aides financières du CSE pour la rentrée scolaire ?

Dans le cadre de leurs missions en tant qu'élus du CSE, ces derniers peuvent octroyer, sous conditions, certains avantages aux salariés de leur entreprise. Ils peuvent ainsi décider de mettre en place des aides financières pour la rentrée scolaire, afin de contribuer aux dépenses de rentrée de leurs enfants. Certaines de ces aides sont soumises aux cotisations et contributions sociales, alors que d’autres en sont exonérées.

Bons d'achats : aide financière exonérée de cotisations sociales

Lors de la rentrée scolaire, les bons d’achat peuvent être versés par le CSE pour tout salarié ayant :

• Des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat. L’enfant peut être scolarisé dans une université, un lycée professionnel ou général, à l’école primaire, en centre d’apprentissage, etc.) ;
• Sous réserve d'un justificatif de scolarité ;
• Le bien acheté par le salarié avec ce bon doit être obligatoirement en lien avec la rentrée scolaire (par exemple, achat de papeterie, livres, vêtements pour enfant, cartable, équipement informatique, etc.).
• Le montant total des bons d’achat et des cadeaux en nature attribués à un salarié au cours de l’année civile ne doit pas dépasser 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (183 € au 1er janvier 2023). Ce seuil est de 5 % par enfant lors de la rentrée scolaire.

Toutes les conditions que nous venons de citer doivent être remplies pour que les bons d’achat “rentrée scolaire” soient exonérés de cotisations Urssaf. À défaut, le bon d’achat est soumis aux cotisations sociales pour la totalité de son montant.

Aides financières soumises à cotisations sociales

Le CSE peut également décider de verser une aide sous la forme d’une allocation. C’est une somme d’argent qui est directement payée aux salariés ayant des enfants scolarisés.

Cette subvention, financée par le budget des activités sociales et culturelles, peut prendre plusieurs formes :

• Bourses d’études ;
• Primes de rentrée scolaire / primes de scolarité.

Le CSE est libre de fixer le montant et les conditions d’attribution de la prime de scolarité. Il doit néanmoins moduler les conditions d’attribution en fonction de critères objectifs (par exemple, en fonction du niveau de scolarité ou du montant des revenus des parents).

2. Comment mettre en place des aides financières pour la rentrée ?

Mettre en place des aides financières pour la rentrée scolaire au sein d'une entreprise implique de réaliser de nombreuses démarches. Voici un guide étape par étape pour aider les élus du CSE :

Évaluez les besoins des salariés

Commencez par recueillir des informations auprès des salariés pour déterminer leurs besoins financiers pour la rentrée scolaire. Pour obtenir des données précises, vous pouvez organiser des :

• Enquêtes,
• Réunions d'information,
• Entretiens individuels.

Établissez un budget

En fonction des besoins identifiés et des ressources disponibles, établissez un budget pour les aides financières. Déterminez le montant total à allouer ainsi que la répartition des fonds entre les différents types d'aides (bons d'achat, e-cadeaux, carte cadeau, chèque cadeau, billetterie, etc.).

Définissez les critères d'égibilité et de répartition

Établissez des critères clairs, équitables et objectifs pour déterminer qui peut bénéficier des aides financières et comment elles seront réparties. Ces critères peuvent inclure des éléments tels que l'ancienneté, le nombre d'enfants à charge, les revenus du foyer, etc.

Sélectionnez les modalités des aides

Choisissez les types d'aides financières que vous souhaitez proposer (bons d'achat, e-cadeaux, cartes cadeau, chèques cadeau, billetterie, etc.) et les partenaires commerciaux avec lesquels vous souhaitez travailler. Négociez des accords avantageux pour maximiser la valeur des aides proposées.

Mettez en place un système de suivi

Instaurez un système de suivi pour gérer les demandes d'aides financières, vérifier l'éligibilité des salariés, distribuer les aides et vous assurer de leur utilisation conformément aux règles établies. Vous pouvez utiliser des logiciels de gestion du CSE ou des outils de suivi internes pour faciliter ce processus.

Communiquez auprès des salariés

Informez les salariés des aides financières disponibles, des critères d'éligibilité, des modalités d'obtention et des avantages offerts. Utilisez divers canaux de communication, comme des réunions d'information, des courriels, des affichages, des newsletters ou des intranets d'entreprise.

Distribuez les aides financières

Distribuez les aides financières selon les modalités établies aux salariés éligibles. Assurez-vous que chaque salarié reçoit les aides auxquelles il a droit en temps voulu.

Collectez les preuves d'achat

Recueillez les preuves d'achat pour vérifier que les aides financières ont été utilisées conformément aux règles établies. Conservez ces documents pour vos archives et en cas de contrôle par les autorités fiscales ou sociales.

Évaluez l'efficacité de votre programme de rentrée

Après la rentrée scolaire, évaluez l'efficacité de votre programme d'aides financières en recueillant des retours de la part des salariés et en analysant les données de suivi. Identifiez les axes d'amélioration pour les prochaines rentrées scolaires.